Документооборот с Бегетом

С 1 января 2024 года у нас работает новая система биллинга. Поэтому закрывающие документы стали более детализированными.

Так как ряд наших услуг теперь предоставляется по лицензионной модели, эти услуги больше не облагаются НДС. Стоимость наших услуг при этом не изменилась.

В этой статье мы подробно расскажем о документообороте с Бегетом, изменениях в закрывающих документах, настройке электронного документооборота и проч.

Изменения в закрывающих документах

Теперь для юридических лиц и ИП раз в месяц мы выставляем закрывающие документы:

• Акт выполненных работ без НДС на услуги программного обеспечения.
• Акт выполненных работ с НДС и счет-фактура на услуги, облагаемые НДС.

Закрывающие документы, выставленные на оплаты, совершенные после 01 января 2024 года, не привязаны к платежам – каждый месяц мы выставляем один комплект документов вне зависимости от того, сколько платежей за месяц вы совершили.

Если раньше все средства, потраченные на оказанные услуги, отображались в актах как "Услуги хостинга", теперь у каждой услуги есть отдельное наименование. Рассмотрим на примере документов, выставленных по четырем аккаунтам: с подключенными услугами хостинга, с VPS, с доменами и с выделенным сервером.

Виртуальный хостинг в новых документах

В разделе “Документы” видим, что было сформировано три документа. Рассмотрим их по порядку.

Акт выполненных работ с литерой “П” в номере – документ, подтверждающий факт оказания услуг. Литера “П” в номере означает, что акт содержит услуги, предоставляемые по лицензионной модели и не облагаемые НДС.

В этом акте перечислены только услуги без НДС: права на использование модулей нашего программного обеспечения – веб-платформы "БЕГЕТ".

Далее идет Акт выполненных работ. Он содержит список услуг с НДС 20%, в данном случае – хранение файлов по тарифу хостинга.

К акту прилагается счет-фактура – документ, отражающий факт уплаты НДС.

VPS в новых документах

Если вы используете только VPS, раз в месяц вы будете получать акт выполненных работ с литерой “П” в номере. 

Этот документ подтверждает факт оказания услуг, предоставляемых по лицензионной модели. Такие услуги не облагаются НДС, поэтому счет-фактура не предоставляется.

Регистрация и продление доменов в новых документах

Комплект документов за пользование услугой доменов включает два акта выполненных работ (на услуги с НДС (продление доменов) и без НДС (использование модуля нашего программного обеспечения)) и одну счет-фактуру.

Акт с НДС:

Акт без НДС:

Выделенный сервер в новых документах

Пользователи выделенных серверов получают комплект из трех документов: два акта выполненных работ (на услуги с НДС и без НДС) и одну счет-фактуру. В акте выполненных работ с литерой “П” в номере отражены услуги без НДС – права на использование модуля нашего программного обеспечения – веб-платформы "БЕГЕТ":

Во втором акте отражены услуги с НДС – аренда выделенного сервера.

Заключение договора на оказание услуг

Вы можете заключить договор оказания услуг хостинга и других услуг двумя способами: отправив экземпляры договора по почте или через электронный документооборот.

По почте

1. В разделе “Настройки аккаунта” проверьте данные организации. Изменить подписанта и его должность можно здесь: данные для договора.
2. Ознакомьтесь, пожалуйста, с нашим типовым договором. Его вы найдете в разделе “Документы”.
3. Напишите в тикет правки, которые нужно внести – список правок, которые мы можем внести, см. ниже.
4. Распечатайте обновленный договор услуг хостинга или других услуг в двух экземплярах.
5. Заполните, подпишите и поставьте печать.
6. Отправьте договор нам Почтой России по адресу: 195027, Россия, г. Санкт-Петербург, а/я 209.
7. После получения документов в бумажном виде мы подпишем обе копии. Вашу копию отправим обратно.
8. В нашей системе будет проставлена отметка, что договор с вами заключен.

По ЭДО

Настройка электронного документооборота описана здесь.

1. В разделе “Настройки аккаунта” проверьте данные организации. Изменить подписанта и его должность можно здесь: данные для договора.
2. Ознакомьтесь, пожалуйста, с нашим типовым договором. Его вы найдете в разделе “Документы”.
3. Напишите в тикет правки, которые нужно внести – список правок, которые мы можем внести, см. ниже.
4. Мы отправим договор вам на подпись.
5. Как только договор будет заключен с вашей стороны, напишите нам: в нашей системе будет проставлена отметка, что договор с вами заключен.

Правки в договор

Список правок, которые мы можем внести:

• изменить преамбулу (добавить ссылку на ФЗ, указать ИКЗ);
• срок договора (п. 4.1.);
• поправить/внести реквизиты (раздел 10);
• стоимость договора (п. 3.1).

В разделе “Управление услугами” вы можете посмотреть, сколько стоят услуги. Если у вас есть домены под нашим управлением, учитывайте цену их продления. Если в период действия договора вы закажете дополнительные услуги или зарегистрируете новый домен, общая стоимость услуг и срок изменятся – нужно будет оформлять дополнительное соглашение на изменение стоимости и/или срока.

Счет на оплату услуг

Счет – документ на оплату услуг. После поступления средств на баланс оплаченный счет становится доступен в разделе “Документы”. Неоплаченные счета в этом разделе не отображаются.

Настройка электронного документооборота

Наша система электронного документооборота – "СБИС". Если вы используете другую систему, для обмена документами нужно настроить роуминг. Для этого напишите тикет в поддержку.

Ответы на частые вопросы

Если возникнут вопросы, напишите нам, пожалуйста, тикет из панели управления аккаунта (раздел “Помощь и поддержка”), а если вы захотите обсудить эту статью или наши продукты с коллегами по цеху и сотрудниками Бегета – ждем вас в нашем сообществе в Telegram.